Como Gerir a Sua Caixa de Email Com Eficácia: 8 Dicas

Gerir a caixa de email é uma das tarefas mais importantes do quotidiano, até aqui não há muitas dúvidas.
A diversidade de emails que se recebe diariamente assim como a sua importância, faz com que alguns sejam prioritários em relação a outros, e mesmo os restantes requerem diferentes tratamentos. Logo, existe a necessidade de criar algum tipo de organização para tratar e gerir eficazmente o fluxo da sua caixa de email e é sobre isso que falo neste artigo.

Caixa de Email

Diferentes pessoas têm diferentes formas e métodos de se organizarem.

De forma alguma, quero dizer com este artigo que os métodos ou as dicas que vou falar são as únicas ou as mais eficazes, até porque o que resulta comigo pode não resultar consigo e vice-versa.

De qualquer forma, e como o tema permite muitas interações, pode sempre deixar o seu comentário sobre o método que resulta consigo.

Com base na minha experiência, partilho consigo algumas dicas que têm resultado comigo, independentemente de factores externos a estes métodos como é o caso da disponibilidade propriamente dita. Não havendo qualquer ou muito pouca disponibilidade, não haverá qualquer método milagroso que trate das coisas por si, a não ser talvez uma assistente pessoal, que é algo que não tenho, e que muitas das pessoas que vão ler este artigo também não têm.

Sem mais demora, seguem as dicas:

1. Criar Pastas por Tópicos

Este é talvez a mais óbvia e comum de ser usada, mas também uma das mais eficazes.

No entanto, poderá não ser suficiente criar algumas pastas por tópicos. Muito provavelmente e dependendo da variedade de tópicos e do tipo de assuntos que trate por email, poderá ser necessário criar sub-pastas dentro dessas pastas.

2. Marcar Itens Lidos/não Lidos

Marcas os emails como “não lidos” também pode ser uma excelente ideia por forma a chamar a sua atenção para aqueles em que você quer tomar algum tipo de acção, seja responder, reenviar ou qualquer outra acção, e desta forma, você aumenta a possibilidade dele não passar despercebido, já que ao fazê-lo, ele aparecerá a bold e chamará mais a sua atenção, além de que, a pasta onde esses emails estiverem terá um indicador numérico do número de emails não lidos que estão nessa pasta.
Seja qual for o programa de email que você use, ele tem certamente esta opção.

3. Manter a Inbox/Caixa de Entrada limpa

Esta dica é importante, na medida em que, lhe permite dedicar mais atenção aos emails à media em que eles vão chegando.
É claro que ela não deve ser usada sem outras aqui mencionadas, como é o caso da dica anterior, que ajuda a que os emails importantes terão a devida atenção mesmo que não estejam presentes na Inbox ou Caixa de Entrada.

4. Criar Regras/Rules

Esta dica é particularmente importante para tarefas que você quer automatizar. Um exemplo prático da utilização das regras é por exemplo, o reenvio de certos emails que tenham sempre as mesmas caraterísticas para outro endereço ou o arquivamento automático numa pasta específica.

Digamos que você recebe muitos emails que são avisos de pagamentos que recebe referentes a negócios seus e que todos eles têm no título “pagamento recebido…”. Neste caso, você pode criar uma pasta chamada “Pagamentos Recebidos” e criar uma regra onde diz que todos os emails que chegarem e que tenham esse texto no título, devem ser encaminhados para a pasta “Pagamentos Recebidos”.

Desta forma, automatiza um processo recorrente que sempre lhe toma mais algum tempo e mantém a Inbox ou Caixa de Entrada mais limpa.

5. Usar Categorias ou Flags

Eu não conheço todos os programas de email, mas a maior parte deles tanto para PC como para MAC, têm esta opção ou similar.

Ela permite através da atribuição de uma categoria (Outlook) ou flag (Mail) atribuir um ícone colorido ao email e assim sempre chama mais a atenção para esses emails de forma a que não passem despercebidos .

Consoante o tipo de assunto, pode escolher uma cor ao seu gosto (Exemplo: vermelho = Urgentes, Verdes = Família e Amigos, etc) e assim cada vez que vê um email que tenha atribuída uma categoria ou flag já sabe, mesmo sem entrar no email, que tipo de assunto/importância trata esse email.

Para esta dica funcionar, tem de ter visível a respectiva coluna (Categorias ou Flags) no seu programa de email.

6. Criar uma Pasta de Pendentes

Para aqueles emails que não são urgentes, mas que você quer ou precisa de lhes dedicar atenção em algum momento mais tarde, a criação de uma pasta de “Pendentes” pode ser uma solução interessante que o(a) ajude a, por um lado a manter a Inbox/Caixa de Entrada mais limpa, e por outro a manter os seus emails mais organizados.

Desta forma, também poderá sempre definir algum momento do dia, em que terá mais tempo para dedicar exclusivamente a estes emails, de forma a não deixar que eles se acumulem.

7. Numerar as Pastas Para Melhor Visualização

Um dica muito simples e muito útil, é atribuir um número ao início do nome das pastas de forma a que as pastas mais importantes sejam as primeiras da sua lista de pastas. Isto porque o seu programa de email muito possivelmente listará as suas pastas por ordem alfabética e isso poderá esconder algumas pastas mais importantes.

Por exemplo, se criar uma pasta para “Pendentes”, seria muito importante e útil que essa pastas fosse das primeiras da lista, para isso, bastaria mudar o nome da pasta de “Pendentes” para “1 – Pendentes”. Assim, a pasta ficaria sempre no início da lista independentemente da quantidade de pastas que viesse a criar no futuro, a não ser que criasse uma pasta começada por zero, claro :)

8. Arquivar Pastas Antigas ou Por Ano

Com o tempo, os emails mais antigos vão-se acumulando e ocupando espaço tanto no seu programa de email, como em pastas que provavelmente não serão tão importantes, assim será uma boa ideia criar arquivos com os emails e pastas mais antigas.

Pode optar por uma organização anual por exemplo. Neste caso, tudo o que for do ano de 2011 estará dentro de uma “pasta mãe” chamada “2011” e assim sucessivamente.

Este tipo de organização cronológica permite-lhe ter um número mais reduzido de pastas para temas atuais, assim como pastas mais “limpas” , fazendo com que consiga encontrar emails recentes com maior rapidez.

O mesmo se pode aplicar aos emails antigos, pois sabendo o ano em que algo aconteceu, bastará ver ou pesquisar na “pasta mãe” desse ano. Caso não encontre, pode sempre procurar no modo de pesquisa para todas as pastas.

Conclusão

Como disse no início, existem muitos métodos de organização para ser mais produtivo com o email, e cada pessoa se adapta melhor a um determinado método, por isso estes não só não são os únicos métodos que pode usar para melhor gerir a sua caixa de email, como poderão não ser os melhores para si.

De qualquer forma, são os que eu uso e que achei interessante partilhar consigo, já que este tema é sempre importante e muitas pessoas ainda não encontraram um método que seja eficaz para o seu caso.

Espero que tenha gostado das dicas, e se tiver alguma para partilhar, eu gostava de ler sobre ela nos comentários!

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  • Pedro Couto

    Caro João: eu acrescento as dicas seguintes, esta primeira funciona com Outlook: 1. crie um ficheiro PST por ano. Ficheiro > Novo > Ficheiro de Dados Outlook. Isto permite evitar erros por encerramentos forçados ou ficheiros demasiado grandes. 2. Fazer remover ou unsubscribe em tudo o que não interessa. Não deixar para mais tarde, remover logo, mal se perceba que não há interesse. 3. Usar uma organização semelhante à que usamos para a pasta de entrada para a pasta de envios. Isto permite encontrar facilmente o que se enviou a quem.

  • @283d17a300598ed81b6d98c055a80f7e:disqus

    Obrigado pelas dicas Pedro.
    Um excelente contributo e complemento ao artigo!
    Acredito que todas elas ajudem os leitores a melhor gerirem as suas caixas de email, que algo que “toca a todos” cada vez mais.